EN / SV

Integritetspolicy Index Invest International AB (Publ)

1. Allmänt om behandling av personuppgifter

Det är viktigt för oss på Index Invest International AB (Publ) att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. I denna policy förklarar vi mer ingående om vilka typer av personliga uppgifter vi samlar, behandlar och lagrar hos oss. Vidare upplyser vi dig om vilka uppgifter som vi kan komma att dela med våra samarbetspartners. All behandling av personuppgifter sker hos oss för att vi skall kunna leverera, erbjuda och utveckla våra produkter och tjänster till dig utav att ge avkall på ett högt dataskydd av dina personliga uppgifter och med den största respekt för din personliga integritet.

1.1. Hantering av personuppgifter hos Index Invest International AB (Publ)

I denna personuppgiftspolicy redogörs närmare för vilka personuppgifter som behandlas av Index Invest International AB (Publ), vad syftet med behandlingen av personuppgifter är, din rätt till information om behandling av personuppgifter samt vårt ansvar i fråga om behandling av dina personuppgifter. Denna policy gäller för alla typer av personuppgifter som du har lämnat till oss vid registrering eller insamlats via vår hemsida www.indexresidence.se, e-post, telefon, eller vid annat tillfälle när du har varit i kontakt med företaget. Denna policy gäller även för användargenererade personuppgifter, dvs. sådana uppgifter som insamlats från dina besök och transaktioner med företagets olika kanaler och plattformar. Det är också viktigt för dig att veta att vi aldrig skulle sälja dina personuppgifter till en tredje part.

1.2. Ansvarig för behandlingen

Ansvarig för personuppgiftsbehandlingen är Index Invest International AB (Publ), org nr 556561-0770, Kungsträdgårdsgatan 18, 111 47 Stockholm Om du har några frågor om denna policy, behandlingen av dina personuppgifter eller dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via e-post info@indexresidence.se. Om du inte är nöjd med det svar du har fått från oss har du rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen). Se även avsnitt Tillsynsmyndighet.

1.3. Vad är personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till och med bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter avser allt som sker med personuppgifter. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

1.4. Tillsynsmyndighet

Datainspektion är den tillsynsmyndighet i Sverige som övervakar att de som behandlar personuppgifter följer dataskyddsförordningen. Om du anser att Index Invest International AB (Publ) behandlar dina personuppgifter bristfälligt eller i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
Kontaktuppgifterna till Datainspektionen:
Telefonnummer: 08-657 6100
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se

2. Ändamål, laglig grund samt lagringstid av personuppgifter

Här kan du läsa mer ingående om vilka personuppgifter och andra typer av information eller upplysningar som Index Invest International AB (Publ) kan komma att behandla och lagra om dig. I varje avsnitt anges ändamål och syfte med behandlingen, vilken laglig grund behandlingen av personuppgifter

vilar på samt vilken lagringsperiod som tillämpas för de olika kategorier av personuppgifter som du har lämnat till oss i samband med köp, kommunikation eller aktiviteter mellan dig och Index Invest International AB (Publ). Det finns fyra olika huvudindelningar av rättsliga grunder för behandlingen av personliga uppgifter. Vi behandlar personliga uppgifter 1) för avtalsförhållandes skull, 2) på grund av vårt berättigade intresse, 3) baserat på samtycke samt 4) för att uppfylla lagligt krav eller myndighetsbeslut. Vad avser (1) är detta nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig. Punkt (2) är nödvändig för våra berättigade intressen att utveckla, hantera, skydda och marknadsföra våra produkter och tjänster samt för den affärsmässiga och strategiska ledningen av vår verksamhet. Vad gäller marknadsföringssyfte i punkt (3) äger dessa aktiviteter endast rum om vi har mottagit samtycke från dig till sådan behandling. Du lämnar ditt samtycke om du lämnar din e-postadress på vår hemsida. Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att på ett nyhetsbrev avsluta din prenumeration på nyhetsbrevet. Punkt (4) är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller ett myndighetsbeslut.

2.1. Köp av produkt eller tjänster från Index Invest International AB (Publ)

När du köper en produkt genom Index Invest International AB (Publ) koncernen insamlas de personuppgifterna som du lämnade till oss vid registreringen (t.ex. namn, personnummer, adress, telefon, mobil, e-post), inklusive betalningsinformation samt andra upplysningar av intresse som du lämnat till oss och som gäller din leverans.
• Ändamål för behandlingen: Hantering av din beställning/ ditt köp. För att kunna hantera ditt köp/beställning av produkter från Index Invest International AB (Publ).
• Laglig grund: Fullgörande av köpeavtalet. Denna insamling av personuppgifter krävs för att vi skall kunna fullfölja våra åtaganden gentemot dig som kund.
• Lagringsperiod: Vi behandlar och lagrar dina personuppgifter så länge vi har lagliga skyldigheter att göra så.

2.2. Intresseanmälan

När du registrerar en intresseanmälan lämnar du endast din e-postadress.
• Ändamål för behandlingen är att kunna hantera din intresseanmälan.
• Laglig grund baserat på samtycke
b): Vad gäller marknadsföring och erbjudanden från Index Invest International AB (Publ) kommunicerar vi endast med dig om du gett till samtycke för denna typ av kommunikation från oss eller våra samarbetspartners.
•Lagringsperiod: Så länge ditt kundkonto är aktivt.

2.3. Hemsidan och sociala medier

När du besöker vår hemsida www.indexresidence.se lämnas inga digitala spår än cookies. När du besöker våra projekt via projektens webbsidor eller projektens Facebook sidor lämnas inga digitala spår än de som skapas automatiskt av Facebook. Vidare har våra projekt instagramkonton. Via instagramkonton lämnas inga andra digitala spår än de som skapas av instagram.
• Ändamål för behandlingen är att optimera användarnas upplevelse och utveckla hemsidans funktionalitet och användarvänlighet.
• Laglig grund: Berättigat intresse. Denna typ av digitala spår är nödvändig för att vi skall kunna förbättra din upplevelse av våra produkter och tjänster och funktionalitet när du använder våra tjänster eller besöker vår hemsida eller projektsidor. Vi har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse i det här fallet väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter som användare.
• Lagringsperiod: Användare- och händelsedata sparas under en period på 30 dagar på användarens dator eller likvärdigt media från besökstidpunkten på hemsidan.

2.5. Försäljningsfrämjande aktiviteter

Vi kontaktar regelbundet våra intressenter via intern/extern försäljningsavdelning eller vår kundtjänst för att marknadsföra och erbjuda dig nya produkter som vi anser kan vara intressanta för dig.
•Ändamål för behandlingen är att kunna erbjuda dig intressanta produkter.
•Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna administrera och fullfölja din intresseanmälan till oss.
•Lagringsperiod: Så länge din intresseanmälan är aktiv. Vi behandlar och lagrar dina personuppgifter och kommunikation relaterade till din intresseanmälan så länge du inte inaktiverar din intresseanmälan från tidpunkten ditt kundkonto har blivit inaktivt

2.6. Tävlingar, event och liknande kundaktiviteter av temporär karaktär

Vid tävlingar, event eller liknade relationsfrämjande aktiviteter med Index Invest International AB (Publ) kan personuppgifter som namn, kontaktuppgifter inklusive adress från dig lagras och behandlas hos oss och våra underleverantörer och/eller samarbetspartners. Behandlingar som utförs i samband med detta är bland annat kommunikation före och efter deltagande i en tävling eller ett event, administrativa uppgifter i samband med dessa, eventuell ålderskontroll samt förmedling av vinnare, priser samt andra åtgärder relaterade till aktivitetens genomförande.
•Ändamål för behandlingen är att genomföra aktiviteter, tävlingar eller events organiserade av Index Invest International AB (Publ) ensamt och/eller med våra samarbetspartners. Information som du lämnar till oss i samband med dessa typer av aktiviteter är för att kommunicera och administrera och hantera tävlingar, event och liknande kundaktiviteter via e-post, sociala medier (Facebook, Instagram) samt på olika event och aktiviteter anordnade av bolaget/koncernen
•Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse för att administrera samt hantera ditt deltagande i tävlingar och/eller event och för att kunna kommunicera och leverera eventuella priser i samband med tävlingar och liknande kundaktiviteter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse i det här fallet väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.
•Lagringsperiod: Under den tid som är nödvändig för genomförande av tävlingen, eventet eller kundaktiviteter (inklusive eventuell utvärdering).

2.7. Företagets rättsliga förpliktelser

För att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domstol eller myndighetsbeslut hanterar och lagrar vi nödvändiga personuppgifter och relaterad information och utredningar om kunden och ärendet och andra lagar och föreskrifter (t.ex. Banklagen, Bokföringslagen) som reglerar företagets hantering och lagringskrav av personuppgifter (t.ex. kvitton eller fakturor).
• Ändamål för behandlingen är att uppfylla lagkrav för behandling samt lagring av personliga uppgifter.
•Laglig grund: Rättslig förpliktelse. Denna insamling, hantering och lagring av personuppgifter samt information relaterade ärendet krävs enligt lag.
•Lagringsperiod: Vissa handlingar, om så stipuleras i en annan förordning eller svensk lag, sparas enligt gällande lagstiftning. T.ex. kvitton och fakturor behöver sparas minst 7 år efter bokföringsåret, dock kan handlingar behöva lagras längre utifall företaget hamnar i en tvist om skulder eller fodringar.

2.8. Jobbansökningar

När du skickar in jobbansökningar till oss, antingen spontant eller baserat på en jobbannons behandlar och lagrar vi dina personuppgifter i och med din ansökan. Dina personuppgifter behandlas enligt våra rutiner för rekrytering. I dagsläget lagrar vi kandidatens personuppgifter, t.ex. CV, dina kontaktuppgifter under en period om 24 månader, därefter raderas handlingarna. Syftet med behandlingen är att kunna matcha ansökningar för eventuella kommande vakanser men även för att kunna hantera en eventuell tvist vid en rekrytering.
•Ändamål för behandlingen: är att vi ska kunna hitta kandidater till pågående eller senare rekryteringsprocesser samt för att kunna fullfölja förpliktser gällande eventuella tvister.
•Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse att kunna hitta lämpliga kandidater till våra rekryteringar och för att se till att alla rekryteringar går till på rätt sätt. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse i det här fallet väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.
•Lagringsperiod: Maximum 24 månader. Vi behandlar och lagrar dina personuppgifter i 24 månader, efter det raderas uppgifterna.

3. Kategorier av personuppgifter

Nedan listas olika kategorier av personuppgifter som vi kan samla in och spara om dig. Det finns av personliga uppgifter som vi kan samla in om dig. Det är personuppgifter som du själv lämnat till oss och den andra kategorin är användargenererade uppgifter, dvs. din användning av vår hemsida och allmänt via digitala kanaler. Exempel på personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss (eller via vår tjänsteleverantör) är:
•Dina kontaktuppgifter (namn, e-postadress, telefonnummer).
•adress och annan relevant information
•Personnummer vid träffande av hyreskontrakt eller köp av bostadsrätt.
•Betalningsuppgifter (t.ex. betalningssätt). Betalningsinformation fakturaadress, annan faktureringsinformation.
•Svar som du lämnar när du deltar i tävlingar och undersökningar.
•Annan information som du lämnar till oss när du är kommunicerar med företaget (t.ex. kundserviceärenden, reklamationer eller inlägg via sociala medier eller kommunikation via e-post).
•Uppgifter som ingår i texter av redaktionell art (t.ex. bilder, artiklar, intervjuer, reportage).
•Kundval som du gör när du förvärvar en bostad.
Exempel på användargenererade personuppgifter som samlas in från dina besök på hemsidan eller genom andra online kanaler och plattformar kopplade till Index Invest International AB (Publ) är:

3.1. Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

De uppgifter vi har om dig är enbart de du själv lämnat till oss eller som vi samlat in från dig utifrån dina registreringar.
När du skickar e-post till oss
När du skickar e-post till oss hanterar vi innehållet enligt vår e-postpolicy. Policyn säger att om vi tar emot e-post med personuppgifter som ska sparas för vi över dem till lämpligt system och raderar sedan meddelandet. Om meddelandet innehåller känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om hälsa, religiös åskådning eller politiska åsikter, tas det omedelbart bort och inget av det sparas. Om du kontaktar oss spontant via e-post och du inte redan finns i vårt register gallras du vid inaktualitet, dock senast inom 6 månader.

4. Behandling och mottagare av personuppgifter av andra företag och plattformar

För att fullgöra leveranser samt att kunna erbjuda våra tjänster och produkter kan vi av nödvändiga skäl komma att dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners som kommunikations- och marknadsföringsbolag, bolag inom betallösningar. I detta avseende agerar dessa företag som s.k. personuppgiftsbiträden och behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt kundvillkor). Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter. De personuppgifter vi samlar in från dig kan komma att överföras mellan dotterbolag inom koncernen och de bostadsrättsföreningar vi har uppdragsavtal med. Därmed kommer vi behandla och lagra dina
personuppgifter huvudsakligen inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till andra bolag utanför EES och behandlas av personal som arbetar för oss eller en av våra underleverantörer. I dessa fall har vi specifika biträdesavtal på plats som specificerar hur data skall behandlas hos dem. Vi vidtar alla rimliga nödvändiga åtgärder för att se till att dina personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna sekretesspolicy och våra riktlinjer och instruktioner.

4.1. Google Analytics och Facebook

Två mottagare av data, Google Analytics v/Google LLC och Facebook Inc. är etablerade i USA. De

nödvändiga garantierna för överföring av information till USA är säkrade genom certifiering inom EU- USA. Privacy Shield, jfr EU-typ av dataförordning Artikel. 45:e.

För att förbättra och utveckla våra webbgränssnitt mot dig som kund arbetar Index Invest International AB (Publ) ibland med webbanalys (dock inga personuppgifter). Detta innebär att vi mäter aktivitet på våra projektsidor.
Mer information om Facebooks dataskydd för företag som använder Facebook hittar du på https://www.facebook.com/business/gdpr.

4.2. Externa länkar

I de fall länkar till externa webbsidor från tredje part förekommer (t.ex. våra samarbetspartners och dotterbolag) så omfattas de inte av denna policy. Index Invest International AB (Publ) tar inget ansvar för innehållet på de hemsidor som länkas till och från www.indexresidence.se. Om du följer en länk till en sådan webbplats eller utnyttjar en tjänst från en tredje part är det viktigt att du läser och godkänner deras integritetspolicyer innan du lämnar ut några personuppgifter till dem.

4.3. Om cookies (”kakor”) på hemsidan

Index Invest International ABs (Publ) hemsidor skapar cookies (”kakor”). Cookies är små textfiler från vår webbserver som lagras i din dator, telefon eller surfplatta. Cookies är vanligt förekommande och används på de flesta webbplatser. En cookie lagras på din dator fram till den tidpunkt då cookien anses vara förbrukad, dvs. efter 30 dagar. När du besöker www.indexresidence.se med tillhörande projektsidor samtycker du till användningen av cookies. Om du inte godkänner cookies kommer våra webbplatser inte fungera tillfredsställande och ha full funktionalitet. Vill du veta mer om vad cookies är och hur du gör för att undvika eller ta bort dem så läs mer under hjälpavsnittet som rör cookies i din webbläsare eller besök Post- och telestyrelsens webbplats
http://www.pts.se eller www.allaboutcookies.org.

4.5. Hur du kan undvika cookies

Om du ändå inte godkänner att vi använder cookies på det här sättet finns det flera sätt för dig att förhindra det:
• I din webbläsares inställningar kan du stoppa den från att lagra cookies.
• Du kan rensa bort cookies från din webbläsare. Det gör dock att historik och inställningar du gjort inte längre finns kvar.
• De flesta webbläsare har stöd för så kallad privat surfning eller inkognito-surfning. Det betyder att alla cookies rensas ut varje gång du stänger din webbläsare.

 

5. Behandling och radering av personuppgifter kopplade till dig

I detta avsnitt beskrivs närmare hur vi administrerar ditt kundkonto, dvs. spekulant eller intresserad av att förvärva en lägenhet och personliga uppgifter kopplade till detta. Vidare kan du läsa hur länge dina uppgifter sparas om du vill avsluta ditt kundkonto hos oss eller hur vi hanterar dina uppgifter i fall du lämnat intresseanmälan.
För mer information om hur vi hanterar personuppgifter kopplade till din intresseanmälan kan du alltid kontakta via e-post info@indexresidence.se.

5.1. Avsluta kundkonto

I samband med att du lämnar en intresseanmälan ditt registreras din e-postadress. Det är aktivt tills du anmäler att du avaktiverar intresseanmälan via ett info-brev. Du har även själv rätt att begära att ditt kundkonto avslutas hos oss genom att avaktiverar intresseanmälan via ett info-brev eller via e-post info@indexresidence.se. Om du begär att din
intresseanmälan skall avslutas och personliga uppgifter raderas kommer vi att radera din e-postadress. Även all kommunikation och marknadsföring relaterade till våra produkter och tjänster upphör.

6. Dina rättigheter

Vi är transparanta och öppna med hur vi hanterar personuppgifter hos Index Invest International AB (Publ). Nedan kan du läsa om dina rättigheter som kund vad gäller hantering av dina personuppgifter.

Du har rätt att få tillgång till vilka personuppgifter vi har registrerat om dig, angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder samt information om varifrån informationen har samlats in.

6.1. Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Du har rätt att få kopia av uppgifter som vi behandlar om dig (s.k. registerutdrag). En sådan begäran skall ske skriftligen till info@indexresidence.se. När vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

6.2. Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig själv rättade. När du upptäcker att det finns fel i den information vi har registrerat om dig, kan du kontakta oss per e-post till info@indexresidence.se för att få dina uppgifter rättade.

6.3. Rätt till radering

I vissa fall kan du få bort alla eller några av dina personuppgifter, till exempel om du återkallar ditt samtycke, om du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort, om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats eller om vi inte har någon rättslig grund för att fortsätta behandlingen. I den utsträckning det är nödvändigt att fortsätta behandlingen av din information, till exempel för att uppfylla våra lagliga skyldigheter eller att lagliga krav ska upprättas, verkställas eller försvaras, är vi inte skyldiga att ta bort din personliga information. Detta gör att vissa uppgifter kan lagras till dess vi kan radera dem. Vi kommer dock inte kommunicera med dig efter att du önskat bli raderad.

6.4. Återkalla samtycke

I de fall där ditt samtycke är grunden för behandlingen av personuppgifter har du rätt att återkalla ditt samtycke. All vår marknadsföringskommunikation baserat på samtycke. Du kan när som helst ändra dina kommunikationsinställningar genom att ta bort ditt samtycke för erbjudanden, information eller inspiration från Index Invest International Ab (Publ) och/eller våra samarbetspartners. Du är också välkommen att kontakta vår info@indexresidence.se om du behöver hjälp med hur du avregistrerar dig från framtida utskick från oss.

6.5. Rätt till begränsning

Du har rätt att begära begränsad behandling av dina personuppgifter om du anser att de personuppgifter vi har lagrat om dig inte är korrekta.

6.6. Rätt att göra invändningar mot behandlingen

Du har rätt att när som helst göra invändning mot vår behandling av din personliga information för direktmarknadsföring. Du har alltid möjlighet att påverka vilka kanaler vi ska använda för utskick och personliga erbjudanden. Vidare kan du invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning som
laglig grund. En fortsatt behandling av dina personuppgifter kräver att vi visar ett berättigat skäl för den aktuella behandlingen.

6.8. Rätt att klaga

Om du anser att Index Invest International AB (Publ) behandlar dina personuppgifter bristfälligt eller i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen. För kontaktuppgifter se avsnittet Tillsynsmyndighet.

7. Övrigt

7.1. Säkerhet

Vi ser mycket seriöst på uppgiften att skydda dina personuppgifter. Alla personuppgifter du lämnar till oss följer regelverket för GDPR, lagras på säkra servrar med säker kommunikation och omgärdas av processer för att skydda dem mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, ändringar, avslöjanden eller förstöring. Vidare har bara medarbetare med reella behov av att få tillgång till dina personuppgifter för att utföra sitt arbete möjlighet att se, och vid behov uppdatera, din personinformation.

7.2. Ändringar i integritetspolicy

Vi kan från tid till annan göra ändringar i vår integritetspolicy. Det är därför viktigt att du regelbundet kontrollerar den senaste versionen av denna policy. När vi gör ändringar i integritetspolicyn publicerar vi dessa på vår hemsida www.indexresidence.se. Om vi ändrar denna integritetspolicy på ett sätt som påverkar hur vi använder dina personuppgifter kommer vi att underrätta dig om vilka åtgärder du kan vidta till följd av dessa ändringar. Vi kommer också arkivera tidigare versioner av denna integritetspolicy för din kontroll.

7.3. Version

Denna policy börjar gälla från och med den 25 maj 2018.

Genom att fortsätta använda denna webbplats godkänner du användandet av cookies. mer information

Dina cookie-inställningar för denna webbplats är satt till ”tillåt cookies” för att ge dig den bästa upplevelsen. Om du fortsätter använda webbplatsen utan att ändra dina inställningar för cookies eller om du klickar ”Godkänn” nedan så samtycker du till detta. För att ta del av vår integritetspolicy klicka här

Stäng